با وجود اطلاع از این بدی‌ها، خیلی از افراد معتقدند بوروکراسی اجتناب‌ناپذیر است. برخی مشاوران کسب‌‌وکار از آن به‌عنوان «نتیجه لازم کسب‌وکارهایی که در محیط‌های بین‌المللی و قانونی پیچیده فعالیت می‌کنند» دفاع می‌کنند. در یک نظرسنجی که نشریه HBR انجام داده، حدود دو سوم پاسخ‌دهندگان گفته‌اند سازمان‌های آنها در سال‌های اخیر بوروکراتیک‌تر شده‌اند. پیش‌بینی پیتر دراکر مبنی بر اینکه سازمان‌های امروزی نصف سازمان‌ها در اواخر دهه ۸۰ لایه‌بندی می‌شوند، درست از آب درنیامد. بوروکراسی در حال پیشرفت است.

در ضمن، رشد بهره‌وری هم کند شده است. بین سال‌های ۱۹۴۸ تا ۲۰۰۴ بهره‌وری نیروی کار در میان شرکت‌های غیرمالی سالانه به‌طور میانگین ۵/ ۲ درصد رشد داشت. از آن زمان به بعد، این رشد به ۱/ ۱ درصد کاهش یافته است. این کاهش تصادفی نیست. بوروکراسی به‌طور خاص در شرکت‌های بزرگ که اقتصاد آمریکا را در دست دارند، ریشه دوانده است. بیش از یک‌سوم نیروی کار آمریکا این روزها در شرکت‌هایی کار می‌کنند که بیش از ۵ هزار پرسنل دارند و افرادی که در سطوح پایینی سازمان‌ها هستند، به‌طور میانگین زیر هشت لایه مدیریتی دفن می‌شوند.

برخی معتقدند پادزهر این مساله استارت‌آپ‌ها هستند. اما با اینکه استارت‌آپ‌هایی مثل اوبر، Airbnb و Farfetch توجه زیادی را به خود جلب کرده‌‌اند، این شرکت‌ها مثل تک‌شاخ‌هایی هستند که بخش بسیار کوچکی از اقتصاد را به خود اختصاص می‌دهند. همچنین با اینکه بنگاه‌های کارآفرینی در حال گسترش هستند، خودشان قربانی بوروکراسی می‌شوند. یک شرکت IT که به سرعت رشد می‌کرد، در مسیر رسیدن به فروش سالانه ۴ میلیارد دلاری ۶۰۰ پست معاونت ایجاد کرد.

چرا بوروکراسی در برابر تلاش‌هایی که می‌خواهند آن را از بین ببرند، آنقدر مقاوم است؟ دلیل آن این است که حداقل تا حدی جوابگوی مسائل سازمان‌ها است. بوروکراسی با خطوط روشن اختیار، واحدهای مشخص و وظایف استاندارد شده، کارآیی را تسهیل می‌کند. همچنین همه افراد در صنایع، فرهنگ‌ها و سیستم‌های سیاسی مختلف با آن آشنایی دارند.

با همه اینها، کنار گذاشتن بوروکراسی امکان‌پذیر است. از حدود دو قرن پیش که این اصطلاح خلق شد، تغییرات زیادی در آن رخ داده است. کارکنان امروزی ماهرترند، نه بی‌سواد؛ مزیت رقابتی از نوآوری حاصل می‌شود، نه از اندازه شرکت‌ها؛ ارتباطات لحظه‌ای رخ می‌دهد، نه طولانی و پیچیده و سرعت تغییر نجومی است، نه لاک‌پشتی.

این واقعیت‌های تازه، جایگزین‌هایی برای بوروکراسی ایجاد می‌کنند. شاید برجسته‌ترین مدل را بتوان در شرکتی پیدا کرد که در نگاه اول، فرزند عصر دیجیتال به‌نظر می‌رسد. شرکت چینی حایر، یکی از بزرگ‌ترین تولیدکنندگان لوازم خانگی است. این شرکت با درآمد ۳۵ میلیارد دلاری، با اسامی بزرگی مثل ویرل‌پول، ال‌جی و الکترولوکس رقابت می‌کند. حایر در حال‌حاضر حدود ۷۵ هزار نیروی کار در سراسر دنیا دارد. تعداد این نیروها خارج از چین به ۲۷ هزار نفر می‌رسد که خیلی از آنها زمانی که حایر کسب‌وکار لوازم خانگی جنرال الکتریک را در سال ۲۰۱۶ خرید، به این شرکت پیوستند.

در طول دهه گذشته، سود ناخالص کسب‌وکار هسته‌ای حایر سالانه ۲۳ درصد رشد کرده، در حالی که درآمد شرکت سالانه ۱۸ درصد رشد داشته است. همچنین این شرکت از بنگاه‌های جدید خود بیش از ۲ میلیارد دلار ارزش بازار ایجاد کرده است. این دستاوردها با عملکرد هیچ‌یک از رقبای داخلی یا خارجی حایر قابل‌مقایسه نیست. البته این سفر قابل‌توجه، بی‌دردسر هم نبوده است. در سال‌های اخیر، حایر بیش از ۱۰ هزار نیروی خود را از دست داد. با این حال، این شرکت ده‌ها هزار شغل جدید در اکوسیستم به سرعت در حال توسعه خود ایجاد کرده است. به‌عنوان مثال، شبکه لجستیکی حایر که در سراسر چین فعالیت می‌کند، اکنون بیش از ۹۰ هزار راننده مستقل دارد.

موفقیت حایر نتیجه تحول عمیق و ریشه‌ای مدل مدیریتی این شرکت است که زمانی بسیار سنتی بود. ژانگ رویمین، مدیرعامل انقلابی حایر که مدت‌ها بوروکراسی را یک الزام رقابتی می‌دانست، یک دهه تلاش کرد شرکتی بسازد که در آن همه نسبت به مشتری مسوولیت‌پذیر و پاسخگو باشند (سیاستی که خودش آن را «فاصله صفر» می‌نامد). در این سیستم کارکنان کارآفرینانی پرتکاپو هستند و یک اکوسیستم باز از کاربران، مخترعان و شرکای کاری جایگزین سلسله مراتب رسمی شده‌اند.

این مدل شرکت حایر به زبان چینی rendanheyi نام دارد؛ عبارتی که می‌گوید هم برای مشتریان ارزش‌آفرینی می‌شود و هم کارمندان ارزش به دست می‌آورند. مدل rendanheyi به هفت روش مهم با هنجارهای بوروکراتیک تفاوت دارد که هرکدام را توضیح می‌دهیم.

۱- از کسب‌وکارهای یکپارچه تا بنگاه‌های خرد

شرکت‌های بزرگ اغلب از چند کسب‌وکار برجسته تشکیل شده‌اند که هر کدام عقیده خود را در مورد استراتژی، مشتریان و تکنولوژی دارند. این هویت‌‌های به هم پیوسته و خرده‌فرهنگ‌های آنها، یک شرکت را در برابر رقبا آسیب‌پذیر می‌کنند و چشم‌شان را به روی فرصت‌های جدید می‌بندند. شرکت حایر برای جلوگیری از این ریسک، خود را به بیش از ۴ هزار بنگاه خرد تقسیم‌بندی کرده که بیشترشان ۱۰ تا ۱۵ کارمند دارند. مطمئنا برخی از این بنگاه‌های خرد، به‌خصوص در تولید، افراد بیشتری را در خود جای داده‌اند، اما حتی در این بنگاه‌ها هم تصمیم‌گیری‌ها توسط تیم‌های کوچک خودمختار گرفته می‌شود. بنگاه‌های خرد مدیریت مرکزی چندانی ندارند و با همکاری گروهی رشد می‌کنند.

۲- از مقاصد نهایی تا اهداف پیشتازانه

در بیشتر سازمان‌ها از تفکر و فعالیت جسورانه حمایت زیادی صورت نمی‌گیرد. فرضیات قدیمی تنها زمانی به چالش کشیده می‌شوند که کسب‌وکار به یک بن‌بستی برسد اما در حایر این‌گونه نیست.

هر یک از بنگاه‌های خرد با اهداف بلندپروازانه‌ای برای رشد و تحول، نیرو می‌گیرند. به جای اینکه عملکرد سال گذشته به‌عنوان یک نقطه شروع در نظر گرفته شود، اهداف مسیر را برعکس طی می‌کنند. به این صورت که یک واحد تحقیقاتی آمارهای محصولات را بر اساس نرخ رشد بازار جمع‌آوری و سپس از این داده‌ها برای هدف‌گذاری بنگاه استفاده می‌کند. این بنگاه‌ها که حالا جزئیات بازار دستشان آمده، تلاش می‌کنند درآمد و سود را ۴ تا ۱۰ برابر سریع‌تر از میانگین صنعت رشد دهند.

۳- از انحصارهای داخلی تا آیین‌نامه‌های‌ داخلی

در بیشتر سازمان‌ها، درصد قابل توجهی از کارمندان، کاری به نیروهای بازار ندارند و در برابر آن ایمن هستند. آنها در بخش‌هایی کار می‌کنند که در واقع انحصار داخلی دارند؛ مثل منابع انسانی، تحقیق و توسعه، امور مالی، تکنولوژی اطلاعات و بخش‌های حقوقی. این گروه‌های داخلی هر چقدر هم ناکارآمد باشند، فقط مدیر عامل در موردشان تصمیم می‌گیرد.

اما در حایر هر بنگاه خردی آزاد است که از دیگر بنگاه‌های خرد خدماتی بگیرد یا نگیرد. اگر یکی از بنگاه‌ها به این نتیجه برسد که خدمات‌دهنده‌ای از بیرون، بهتر می‌تواند نیازهای آن را برآورده کند، می‌تواند سراغ آن برود. مدیران ارشد هیچ‌گاه در امور داخلی بنگاه‌ها مداخله نمی‌کنند.

هر سال، هر یک از این بنگاه‌های خرد اهداف عملکرد خود را بررسی می‌کند و می‌پرسد: «چه نوع پشتیبانی برای طراحی، تکنولوژی، تولید و بازاریابی نیاز داریم تا به این اهداف برسیم؟» درخواست برای طرح‌های پیشنهادی مطرح می‌شود و گفت‌وگوهایی شکل می‌گیرد که فرصتی برای کلیه طرف‌ها فراهم می‌کند تا فعالیت‌های موجود را به چالش بکشند و در مورد رویکردهای جدید توفان فکری راه بیندازند.

۴- از مشارکت بالا به پایین تا همکاری داوطلبانه

چگونه شرکتی که بیش از ۴ هزار واحد عملیاتی مستقل دارد، سرمایه‌گذاری‌های بزرگ در تکنولوژی و تاسیسات را هماهنگ می‌کند؟ چگونه قابلیت‌های مختلف در کسب‌وکار مثل اتوماسیون تولید را ایجاد می‌کند؟

در یک استارت‌آپ، همکاری به‌صورت خودکار اتفاق می‌افتد. وقتی مشکلی پیش می‌آید، افراد به سادگی مسائل را حل و فصل می‌کنند. وقتی یک شرکت بزرگ می‌شود و عملکرد واحدهای عملیاتی مستقل‌تر می‌شود، هماهنگی‌ها کمی سخت‌تر می‌شود. راه‌حلی که در این شرایط به ذهن می‌رسد این است که لایه‌های مدیریتی بیشتر و دستورالعمل‌های بیشتری ایجاد شود.

حایر رویکرد متفاوتی دارد: سازماندهی کلیه بنگاه‌های خرد در یک پلت‌فرم. برخی پلت‌فرم‌ها بنگاه‌های خردی را که در یک دسته‌بندی مشابه قرار می‌گیرند (مثل لباسشویی یا وسایل سمعی-بصری)، کنار هم قرار می‌دهند و برخی دیگر بر ایجاد قابلیت‌های جدید مثل بازاریابی دیجیتال متمرکز می‌شوند. یک پلت‌فرم به‌طور نمونه بیش از ۵۰ بنگاه خرد را دربرمی‌گیرد.

این وظیفه صاحب پلت‌فرم است تا تیم‌ها را کنار هم جمع کند و به آنها در شناسایی فرصت‌های همکاری مثل توسعه تخصص در اینترنت اشیا کمک کند. صاحب پلت‌فرم نه کارمند زیردستی دارد و نه کسی به او گزارش می‌دهد، بلکه فقط کار تیم را تسهیل می‌کند و برنامه‌ریزی و اجرا با خود اعضا است.

۵- از مرزبندی‌های سختگیرانه تا نوآوری باز

شرکت‌هایی که بوروکراسی دارند، به‌صورت جزیره‌ای اداره می‌شوند. آنها معمولا بین خودی‌ها و بیرونی‌ها تمایز شدیدی قائل می‌شوند و مخفی‌کاری می‌کنند و تمایلی ندارند از شرکای خارجی برای وظایف مهم بهره‌برداری کنند. مشکلی که در مورد این سیستم‌های بسته وجود دارد این است که سازگارپذیر نیستند. حایر با علم به این موضوع، خودش را یک شرکت نمی‌بیند، بلکه خود را یک مرکز فعالیت در شبکه‌ای بزرگ‌تر می‌داند. اثرات چنین دیدگاهی بسیار عمیق است.

مثلا هر محصول یا خدمات جدیدی در حایر کاملا باز و آشکار توسعه می‌یابد. به‌عنوان مثال، وقتی شرکت تصمیم گرفت دستگاه تصفیه هوای خانگی جدید تولید کند، از سایت رسانه اجتماعی بیدو (Baidu) استفاده کرد تا از کاربران احتمالی در مورد نیازها و اولویت‌هایشان سوال کند. بیش از ۳۰ میلیون نفر در این اتفاق مشارکت کردند. سپس لی یانگ‌فنگ که مدیر این پروژه بود، از بیش از ۷۰۰ هزار کاربر دعوت کرد نظرات خود را در مورد جزئیات ویژگی محصول مورد نظرشان به اشتراک بگذارند. بر خلاف انتظار، نگرانی بیشتر مردم خطر بروز حساسیت‌های تنفسی توسط این دستگاه‌ها بود و به حداقل رساندن این ریسک به اولویت شرکت برای تولید این محصول تبدیل شد.

۶- از ترس از نوآوری تا کارآفرینی در مقیاس بزرگ

شرکت‌های بزرگ به خاطر به وجود آمدن بوروکراسی و محافظه‌کاری ناشی از آن، از رقابت با برخی تازه‌واردها عقب می‌مانند. اما حایر کل سازمان خود را به یک کارخانه استارت‌آپ تبدیل کرده است. برای راه‌اندازی یک کسب‌وکار جدید در حایر سه روش وجود دارد. در اولین و متداول‌ترین روش، یک کارآفرین داخلی ایده‌ای را به‌صورت آنلاین به اشتراک می‌گذارد و از دیگران دعوت می‌کند برای آن طرح کسب‌وکار پیشنهاد دهند. در روش دوم، یکی از رهبران پلت‌فرم می‌تواند از افراد داخل سازمان یا خارج سازمان برای ثبت طرح‌های پیشنهادی در مورد کشف یک فرصت جدید دعوت کند. و در روش سوم، کارآفرینان بالقوه می‌توانند ایده‌های خود را در جلسات ماهانه حایر که در شهرهای مختلف برگزار می‌شود و نوآوران را به پلفت‌فرم‌ها و اعضای صندوق سرمایه‌گذاری حایر متصل می‌کند، مطرح کنند.

هر کدام از بنگاه‌های خرد یک هویت حقوقی جداگانه دارند و خودشان در مورد ایده‌های جدید تصمیم‌گیری می‌کنند.

۷- از کارمند تا مالک

در یک استارت‌آپ، افراد همه در قالب مالک بنگاه فکر و فعالیت می‌کنند. معمولا افراد سهمی در شرکت دارند و حتی سرمایه خودشان را به خطر انداخته‌اند تا به یک دستاورد مالی بزرگ‌تر برسند. همچنین تیم‌های استارت‌آپی استقلال زیادی دارند و وقتی اشتباهی پیش بیاید، کسی سرزنش نمی‌شود. ترکیبی از کسب سود، آزادی و مسوولیت‌پذیری به استارت‌آپ‌ها مزیت رقابتی می‌دهد.

تحقیقات نشان داده اگر به کارکنان خود اختیار بدهید، اما آنها را در سود مالی شریک نکنید، واگذاری بیش از حد مسوولیت فقط باعث می‌شود آنها فکر کنند بار کاری‌شان زیاد شده است. در مقابل، اگر به افراد سهم و سود بدهید، اما اختیار ندهید، فکر می‌کنند غلام حلقه به گوش شما شده‌اند.

در شرکت حایر، بنگاه‌های خرد باید خود‌مدیریتی داشته باشند و آزادی آنها با در نظر گرفتن ۱- حق تصمیم‌گیری در مورد فرصت‌هایی که باید پیگیری شوند و اولویت‌هایی که باید تعیین شوند؛ ۲- حق تصمیم‌گیری در مورد استخدام افراد، تعیین نقش‌ها و تعریف روابط کاری؛ و ۳- حق تعیین میزان دستمزد و پاداش، ارزش‌گذاری می‌شود.

  نتیجه‌گیری

شرکت حایر بر خلاف شرکت‌های علی‌بابا یا Tencent، از سوپراستارهای اقتصاد جدید چین محسوب نمی‌شود. این شرکت ۳۰ سال پیش یک بنگاه اقتصادی پرتلاش بود که محصولاتی با کیفیت نامشخص تولید می‌کرد و امروز به نمونه‌ای تبدیل شده که وقتی یک شرکت پیشکسوت می‌خواهد ساختارهای استبدادی بوروکراسی و عملکرد قانون‌زده را به چالش‌ بکشد، حایر را مثال می‌زنند. چه کسی می‌تواند تصور کند که می‌توان یک کسب‌وکار جهانی بزرگ را فقط با دو لایه مدیریتی بین تیم‌های خط مقدم و مدیرعامل اداره کرد؟

حایری که امروز می‌بینیم، یک دهه در تقلا بود تا به اینجا برسد. این شرکت آزمون کردن مفهوم فروش کارآفرینانه و تیم‌های بازاریابی را در سال ۲۰۱۰ شروع کرد. یک سال بعد، تیم‌های خود‌مدیریتی در واحدهای محصول معرفی شدند. آن تست‌های اولیه بسیار مفید بودند. در شروع کار، تدوین آیین‌نامه داخلی بسیار سخت بود. از آنجا که هر واحد سعی می‌کرد موفقیت خودش را به حداکثر برساند، گفت‌وگوها طولانی و خصمانه پیش می‌رفت. راه‌حل چه بود؟ ایجاد بندی در آیین‌نامه داخلی که پاداش را به نتایج به دست آمده در فضای بازار ربط می‌داد. این قانون، فرسایش را کاهش و همه را در یک خط قرار داد و یک بازی با حاصل جمع صفر را به تلاشی مشترک در جهت ارزش‌آفرینی برای مشتریان تبدیل کرد.

خیلی از شرکت‌ها سال‌ها به سختی تلاش کرده‌اند تا فعالیت‌های خود را بهینه‌سازی کنند. اخیرا آنها به دیجیتال‌سازی مدل‌های کسب‌وکار خود روی آورده‌اند. این کار مهم است، اما حایر کاری انجام داده که نتیجه‌بخش‌تر بوده: انسانی کردن مدل مدیریت. همان‌طور که ژانگ قبلا در مصاحبه‌ای با HBR گفته: «ما می‌خواهیم کارمندان را تشویق کنیم که کارآفرین باشند، چون افراد وسیله‌ای برای رسیدن به هدف نیستند، بلکه خودشان هدف هستند. مقصود ما این است که بگذاریم هر کسی مدیر عامل خودش باشد، هر کسی پتانسیل خودش را بداند.»

مدل مدیریتی توانمندساز و انرژی‌بخش حایر، نتیجه تلاشی بی‌وقفه برای رهاسازی انسان‌ها از قید و بند بوروکراسی در محیط کار است.